Autor: adminfuermuster

Wie oft fragen Ihre Kunden nach, ob man mit Karte zahlen kann? Bei mir ist es täglich der Fall. Bis vor Kurzem musste ich die Kunden zum Geldautomaten schicken, wo sie teilweise Abhebegebühren zahlen müssen, oder ich bot PayPal-Zahlungen an, wo die Gebühren auf meiner Seite einfach viel zu hoch sind. Alternativ gab ich den Kunden die Rechnung mit und hoffte auf die schnelle Banküberweisung, was ehrlich gesagt nicht oft passierte. Ich glaube, es ist schon jedem Kollegen passiert, dass manche Kunden einfach verschwunden sind und nicht zahlen wollen oder einen immer wieder vertrösten.

Also ist mein Motto, das Geld so schnell und so günstig wie möglich zu kassieren. Und da kommt die Lösung von SumUp – ein günstiges und modernes Zahlungs-Kartenterminal ins Spiel. Darum soll es in diesem Beitrag gehen. Warum sollten also freiberufliche Übersetzer diese innovativen Terminals in Betracht ziehen?

1. Internationale Kundenakquise

SumUp Kartenterminals unterstützen eine breite Palette von Zahlungsmethoden, einschließlich internationaler Kredit- und Debitkarten – praktisch alle gängigen Zahlungsmethoden werden akzeptiert. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit Kunden aus verschiedenen Ländern und ermöglicht es, die Barriere der Währungsunterschiede zu überwinden.

Die Technologie, die früher kompliziert und teuer war und somit nur den großen Firmen vorbehalten blieb, ist nun günstig und einfach zu haben. Es ist nicht mehr notwendig, bürokratisch einen teuren Zahlungsterminal bei einer Bank zu bestellen, der zudem noch teuer im Zahlungsverkehr ist. Die SumUp-Terminals gibt es schon ab 39,00 EUR (einmalige Zahlung) + fixe Transaktionskosten von 1,39% von der jeweiligen Zahlungssumme. Es sind keine monatlichen Gebühren zu zahlen und die Technologie ist auf dem neuesten Stand – sowohl kontaktloses Zahlen als auch das altmodische Hineinstecken der Karte werden unterstützt.

2. Flexibilität bei Zahlungen

Ob bei persönlichen Treffen, Konferenzen oder Remote-Arbeiten – SumUp Terminals sind mobil einsetzbar. Diese Flexibilität ermöglicht es freiberuflichen Übersetzern, Zahlungen auf einfache Weise entgegenzunehmen, unabhängig vom Standort des Kunden.

3. Effizienz im Geschäftsalltag

Für freiberufliche Übersetzer, die oft mit knappen Zeitplänen arbeiten, ist Effizienz entscheidend. SumUp Kartenterminals beschleunigen den Zahlungsprozess und minimieren administrative Aufwände, sodass sich Übersetzer auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

4. Transparente Abrechnungen

SumUp bietet transparente und benutzerfreundliche Abrechnungen, die es freiberuflichen Übersetzern ermöglichen, ihre Finanzen im Blick zu behalten. Dies schafft Vertrauen und erleichtert die Buchführung.

Zusätzlich zu den Kartenterminals bietet SumUp auch die Möglichkeit, die Buchhaltung online zu führen. Es ist ein Browser basiertes Tool, mit dem man seine Buchhaltung bequem online erledigen kann. Ich selbst nutze SevDesk *, aber nur weil ich irrtümlicherweise vom Debitoor gewechselt hatte, als dieses von SumUp übernommen wurde. Debitoor (jetzt SumUp) ist meines Erachtens intuitiver und einfacher aufgebaut als SevDesk. Als sich mein Irrtum herausgestellt hatte – ich ging nämlich davon aus, dass SumUp die Debitoor-Buchhaltung komplett umkrempelt und nur größeren Kunden zur Verfügung stellt – wollte ich nicht mehr zurück wechseln, da SevDesk eingerichtet wurde und bereits viele neue Rechnungen enthielt.

Lange Rede, kurzer Sinn: Aus meiner Sicht führt heutzutage kein Weg mehr um eine Buchhaltungssoftware, die von überall auf der Welt erreichbar ist. Diese Möglichkeit bieten SumUp und SevDesk. Und wenn man einen Kartenterminal von SumUp einsetzt, werden die damit gebuchten Zahlungen automatisch den richtigen Rechnungen zugeordnet. In einem anderen Beitrag schreibe ich mehr dazu.

5. Sicherheit für sensible Daten

Die Sicherheit sensibler Zahlungsdaten steht bei SumUp an erster Stelle. Freiberufler können sich darauf verlassen, dass ihre Kundeninformationen sicher und geschützt sind, was wiederum das Vertrauen der Kunden stärkt.

Fazit: SumUp Kartenterminals bieten freiberuflichen Übersetzern eine moderne Lösung, um international tätig zu sein, effizient zu arbeiten und dabei die Sicherheit der Zahlungsprozesse zu gewährleisten. Investieren Sie in die Zukunft Ihres Übersetzerunternehmens und integrieren Sie SumUp in Ihre globale Arbeitsweise. Entdecken Sie die Vorteile einer vernetzten und effizienten Zahlungsabwicklung – für mehr Erfolg in unserer schnelllebigen Welt.

Welchen Terminal habe ich gewählt? Ich als Geizhals habe natürlich bei dem günstigsten Model – SumUp Air – zugeschlagen. Zurzeit für 29,00 EUR statt 39,00 EUR zu haben, bietet SumUp Air alles, was ich derzeit brauche. Es ist tragbar und somit auch z.B. bei Auswärtsterminen einsetzbar. Die Batterie hält bei Benutzung bis zu 12 Stunden durch. Im Standby kann das Ding locker über mehrere Wochen ausharren. So können Sie es beispielsweise zum nächsten Dolmetsch-Einsatz mitnehmen und die Kunden vor Ort nach der Arbeit bequem bezahlen lassen.

* Es handelt sich um einen Partner-Link: Bei einer erfolgreichen Bestellung eines Terminals über die Links in diesem Beitrag erhalte ich eine Provision von SumUp und Sie bekommen einen Rabatt auf den Kauf eines Kartenterminals in Höhe von bis zu 50,00 EUR.

Im Falle von SevDesk-Empfehlung gibt es leider keine Vorteile für den neu geworbenen Kunden. Aber teurer wird es dadurch auch nicht. Und Sie können sich sicher sein, dass Sie beim richtigen Anbieter landen.

Für die Anerkennung von ausländischen Zeugnissen und Diplomen ist es unter anderem wichtig, die richtige Bezeichnung für die Bildungseinrichtung anzugeben, die das Abschlusszeugnis ausgestellt hat. Das Infoportal zu ausländischen Bildungsabschlüssen – anabin wurde genau zu diesem Zweck von der Kultusministerkonferenz in Bonn ins Leben gerufen.

„anabin“ stellt Informationen zur Bewertung ausländischer Bildungsnachweise bereit und unterstützt Behörden, Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Privatpersonen, eine ausländische Qualifikation in das deutsche Bildungssystem einzustufen.

anabin

In diesem Beitrag zeige ich, wie man auf anabin schnell die von den deutschen Behörden anerkannten Bezeichnungen für die ausländischen Hoch- und Fachschulen findet. Öffnen Sie hierfür die anabin-Website und navigieren Sie zu Institutionen. Klicken Sie anschließend auf „Suchen“

Wählen Sie nun das Land aus, aus dem das Abschlusszeugnis stammt, Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche „Länderauswahl öffnen“. Ich beziehe mich in meinem Beispiel auf Russland:

Wählen Sie anschließend im Auswahlmenü „Alle Orte“ den Ort aus, in dem die das Zeugnis ausstellende Bildungseinrichtung lokalisiert ist. Ich mache das am Beispiel von der „Russischen Nationalen Medizinischen N.-I.-Pirogow-Forschungsuniversität“:

Dann gebe ich unten im ersten Suchfeld den Namen „pirogow“ ein und die Suchergebnisse werden auf die Moskauer Hochschulen eingegrenzt, in deren Namen das Wort „pirogow“ vorkommt.

Anschließend klicke ich auf das Plus-Zeichen neben dem gefundenen Suchergebnis und erhalte alle Informationen zu der gesuchten Hochschule:

Oben steht immer der aktuelle Name der Bildungseinrichtung auf Deutsch. Unten sind veraltete Namen der Einrichtung aufgeführt. Das kann nützlich sein, falls bei einem zu übersetzenden Diplom Hinweise auf die Namensänderungen der Einrichtung enthalten sind und diese ebenfalls korrekt zu übersetzen sind.

Scrollt man weiter nach unten, erhält man ebenfalls eine Übersicht über einige Abschlüsse an dieser Hochschule. Einige kann man anklicken, um weitere Informationen zu dem Abschluss, unter anderem auch die Bezeichnung auf Deutsch, zu erhalten. Das hilft, wenn man sich nicht sicher ist, wie die Berufs- oder Qualifikationsbezeichnung auf Deutsch zu übersetzen ist.

Auf der anabin-Seite kann man übrigens direkt nach der deutschen Übersetzung für Berufsabschlüsse suchen. Dafür öffnet man den Bereich „Berufsabschlüsse“ anstatt „Institutionen“. Die Suche verläuft ähnlich wie oben beschrieben.

Wir bieten eine große Auswahl an Vorlagen für beglaubigte Übersetzungen in unserem Webshop. Alle Vorlagen wurden nach Anforderungen der Behörden angefertigt und werden seit mehreren Jahren aktiv verwendet und überall anerkannt. Schauen Sie sich um!

An einer anderen Stelle hatte ich bereits erwähnt, wie wichtig die Effizienz bei der Arbeit als beeidigte Übersetzerin / beeidigter Übersetzer ist. Die Effizienz ist also das, was wir anstreben, um konkurrenzfähig zu bleiben und somit bessere Stundenpreise erzielen zu können. Als beeidigter Übersetzer habe stets nach Wegen gesucht, meine Arbeit dahingehend zu optimieren. Und in diesem Beitrag möchte ich mit Euch teilen, was ich mache und welche Software und Hardware ich nutze, um effizient zu sein.

Software

Betriebssystem

Auf der Software-Seite habe ich mich als Grundlage für das Betriebssystem Windows entschieden. Ich hatte auch mit macOS gearbeitet. Allerdings ist Software für Windows eher und im größeren Angebot vorhanden als es bei der macOS der Fall ist. Außerdem kosten viele ähnliche Software-Produkte oft mehr in der macOS-Umgebung als in der Windows-Blase.

PDF-Bearbeitung

Als beeidigter Übersetzer braucht man normalerweise nur einen PDF- und Bildbetrachter. Beides kriegt man sowohl für macOS als auch für Windows kostenlos. Manchmal ist es jedoch erforderlich, die zugeschickten PDFs zu bearbeiten – Seiten verschieben, Wörter- oder Zeichenanzahl auszuzählen, das Dokument zu durchsuchen etc. Hierfür verwende ich den Acrobat DC von Adobe. Da Adobe auf das Abo-Modell umgestellt hat, kann man sich auch nach Alternativen umsehen. So bietet beispielsweise PDFelement Pro ähnliche Funktionen zu einem günstigeren Preis für Dauerlizenz an.

Da die Word-Konvertierung des Acrobat DC in russischer Sprache nicht sehr gut funktioniert, habe ich mir zudem das OCR-Tool von Abby zugelegt – FineReader PDF. Abby bietet den FineReader oft auch vergünstigt an. Es kann sich lohnen, beim Vertrieb nach einem günstigeren Preis zu fragen oder sich im Internet nach günstigeren Angeboten umzuschauen. Eigentlich kann der FineReader PDF sogar den Acrobat DC in vielen Bereichen ersetzen. So könnte man mit einer Klappe zwei Fliegen erwischen – gute PDF-Bearbeitung und sehr gute OCR-Fähigkeiten in einem.

Office-Paket

Hier verwende ich das Office-Paket von Microsoft – Microsoft 365. Hier würde ich mich für die Version „Standard“ entscheiden, da diese auch die Desktop-Anwendungen für Word, Excel, Outlook etc. anbietet. Ich kaufe meine Microsoft 365 Lizenzen meist auf dem freien Markt ein. Hier kann man im Vergleich zu den Microsoft-Preisen meist bis zu 50% sparen. Allgemein zum Einkaufen von Hardware und Software empfehle ich den Preisvergleich bei Idealo. Da die Microsoft-Office-Software fast überall auf der Welt eingesetzt wird, gibt es hier meist auch die größte Kompatibilität. Das kann man mit einem LibreOffice und Co. leider nicht erreichen.

Cloud-Dienste

Einer der wichtigsten Tipps ist das Erstellen eines Arbeitsumfeldes in der Cloud, damit man in der Lage ist, von überall auf der Welt seiner Arbeit als beeidigter Übersetzer / beeidigte Übersetzerin nachzugehen. Ich verwende hierfür das Google Drive. Pro Jahr kostet mich der 200GB-Speicherplatz 29,99 EUR. Der Dienst ist sehr zuverlässig und lässt sich schnell auf allen Geräten einrichten. So kann ich stets und von überall auf der Welt auf die Aufträge oder die zu übersetzenden Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Wem die Nutzung von Google Drive nicht zusagt, kann auch die Microsoft-Variante – OneDrive nutzen. Beim Kauf von Microsoft 365 bekommt man hier bis zu 1TB Speicherplatz dazu. Natürlich sollte auch Dropbox nicht unerwähnt bleiben. Allerdings habe ich diesen Dienst seit über 5 Jahren nicht verwendet.

AutoHotkey – Autovervollständigung

Unser Tagesgeschäft umfasst eine Menge E-Mailverkehr. Kunden, die nach Angeboten fragen, erledigte Aufträge, die an Kunden für die finale Abnahme geschickt werden etc. So kann es vorkommen, dass man den halben Arbeitstag nur im Mail-Programm verbringt, ohne dabei etwas verdient zu haben. Deswegen habe ich mir für die Standardmails den AutoHotkey zur Hilfe genommen. Die Software ist kostenlos und bietet die Möglichkeit, die vorprogrammierten Texte mit nur ein paar Zeichen oder Tastenkürzeln einzufügen. So kann ich beispielsweise durch die Eingabe von „uebersf“ diesen Text einfügen:

Guten Tag,

Ihre Übersetzung ist fertig und befindet sich im Anhang.

Bitte prüfen Sie, ob alles in Ordnung ist. Nach Ihrer Freigabe verschicken wir die beglaubigte Version an Ihre angegebene Adresse.

Vielen Dank im Voraus!

Denis Schmalz

Damit erspare ich mir mindestens 2 Minuten Tippen. Ich werde aber auch weniger müde und kann meine geistige Kraft für wichtigere Aufgaben – zum Beispiel Übersetzen – einsetzen. Ich habe mir solche Kürzel für diverse Standards angelegt – Angebote schreiben, Versandbestätigungen, allgemeine Fragen beantworten etc.

AutoHotkey ist schnell und einfach einzurichten. Ein wichtiger Tipp an dieser Stelle: Sichern Sie auf jeden Fall die erstellte Hotkey-Datei, damit diese nicht versehentlich gelöscht wird.

Duplicati – zum Erstellen von Backups

Ich glaube, es ist unnötig zu sagen, wie wichtig es für Übersetzer ist, die Arbeitsdaten zu sichern. All die Übersetzungen, Vorlagen und Einstellungen sorgen dafür, dass wir unsere Arbeit schnell und zuverlässig erledigen können. Sollten diese verschwinden – was bei einem PC-Ausfall oder Festplatten-Defekt schnell passieren kann – werden wir Tage, Wochen und manchmal Monate zurückgeworfen und müssen alles mühsam neu aufbauen. Damit die Verluste im Fall der Fälle nicht ausufern, benutze ich die automatische Sicherung aller meinen wichtigen Dateien mittels Duplicati. Das Tool ist übersichtlich. Es ist schnell eingerichtet und läuft zu der angegebenen Zeit immer automatisch durch. Ich sichere meine Daten einmal alle zwei Tage auf die gesonderte Festplatte, die ich zusätzlich auf einer dritten Festplatte absichere.

Hardware

Für meine Arbeit benötige ich eigentlich nur einen Monitor, einen PC (es kann auch ein Laptop sein) und eine Lampe. Mein Setup sieht so aus:

Zwei Monitore sind unheimlich nützlich, so kann ich auf dem einen Monitor die zu übersetzende Vorlage öffnen und auf dem zweiten Monitor die eigentliche Übersetzung anfertigen. Die beiden Monitore habe ich als B-Ware günstig bei Amazon Warehousedeals gekauft. Es schadet nicht, dort ab und zu vorbeizuschauen, wenn man neue Elektronik braucht. Die beiden Lampen sind sehr bequem und werden direkt über den PC mit Strom versorgt. Im Unterschied zu einer Tischlampe, besetzt eine solche Monitor-Lampe keinen Platz auf dem Tisch. Ich kann diese Lampen empfehlen. Sie sind hell und bequem zu bedienen. Gekauft habe ich sie hier. Als Rechner empfehle ich einen zu nehmen, der mit Bild-, PDF- und Word-Bearbeitung klarkommt. Mein PC hat einen starken Prozessor, SSD-Festplatte und 16 GB Arbeitsspeicher. Das sorgt für flüssiges Arbeiten. Ich kann es nicht leiden, wenn das Öffnen eines Programms oder das Bearbeiten eines Bildes zu lange dauert. Meinen PC habe ich bei Arlt in Frankfurt gekauft. Der Laden ist wirklich empfehlenswert. Auch online haben sie oft gute Angebote.

Ein guter PC-Setup sorgt dafür, dass man schneller und zuverlässiger arbeiten kann. Und das sorgt für die nötige Effizienz.

Drucker

Laserdrucker zum Drucken, Scannen und Kopieren

Das Aussehen einer bestätigten Übersetzung ist neben dem Inhalt einer der wichtigsten Faktoren, um gut beim Kunden anzukommen. Zu dem Aussehen gehört in erster Linie das Druckbild. Sollte dieses nicht deutlich oder verschmiert sein, hinterlässt es keinen guten Eindruck. Ich habe viele Drucker ausprobiert und bin nun seit vielen Jahren der glückliche Nutzer eines Laserdruckers aus dem Hause Brother. Ich habe diesen ebenfalls auf Amazon Warehousedeals gekauft und das einzige große Manko des Druckers war die Beschriftung in italienischer Sprache. Jemand hat den Drucker also gekauft, kurz ausprobiert und zurückgeschickt. Das stört mich nicht, half mir jedoch etwa 100 EUR zu sparen. Auch wenn es dieses Angebot derzeit nicht gibt, kann ich den Drucker trotzdem empfehlen. Neben einem klaren Druckbild bekommt man hier einen sehr guten Scanner, Duplex-Druck-Funktion und ADF-Funktion zum Scannen oder Kopieren von bis zu 50 Seiten. Ich bin vollkommen zufrieden mit der Geschwindigkeit und Qualität des Druckers.

Labeldrucker zum Drucken von Briefmarken etc.

Eine der besten Investitionen für mein Übersetzer-Geschäft war definitiv der DYMO LabelWriter 450. Damit drucke ich die im Online-Shop der deutschen Post gekauften Briefmarken in Sekundenschnelle. Der Kauf von Briefmarken online hat viele Vorteile:

• Man kauft nur die Marken, die man zurzeit braucht
• Keine Notwendigkeit zu einer Postfiliale zu laufen, wenn es mal anderes Portowert sein soll
• Keine Notwendigkeit zur Postfiliale zu laufen, um Briefe abzuschicken oder neue Marken zu besorgen
• Keine Vorauszahlungen für die mehrere Marken auf einmal

Das sind nur Beispiele, die mir auf die Schnelle eingefallen sind.

Und wozu braucht man eigentlich nun den Labeldrucker? Ganz einfach, wenn man eine Marke im Online-Shop kauft, wird diese gewöhnlich auf DIN-A4 Blatt gedruckt. Dann fängt das lästige Ausschneiden und ankleben der Marke. Mit einem Labeldrucker ist es nicht mehr nötig. Für meinen Drucker verwende ich die 99014-Aufkleber (101mm x 54mm). Diese werden auch in den Einstellungen des Online-Shops der deutschen Post unterstützt. Einmal in den Druckeinstellungen konfiguriert, werden alle Marken nun in diesem Format herausgelassen und vom DYMO LabelWriter 450 gedruckt. Da es ein Thermal-Drucker ist, kommen auch keine Ausgaben für Toner oder Tinte hinzu. Die Marken sind stets einwandfrei gedruckt und sehen sehr professionell aus.

Sonstige wichtige Utensilien

Stempel

Der Stempel eines beeidigten Übersetzers ist heilig :). Nein das nicht, aber auf jeden Fall sehr wichtig. Am Anfang benutzte ich einen einfachen Stempel mit einem Stempelkissen

Die Nachteile dieses Systems sind: Langsamkeit der Handlung – es sind jedes Mal zwei Bewegungen, zum Kissen und zum Blatt, das Austrocknen des Stempelkissens, die Sauerei, wenn man nicht aufpasst und der erhöhte Platzbedarf. Später entdeckte ich die 2-in-1-Stempel:

Das Stempelkissen ist bei diesem Stempel im oberen Teil integriert. Es nimmt zweimal weniger Platz ein und das Stempelbild ist stets frisch und ordentlich. Diese Stempel kann man hier bestellen. Den Inhalt des Stempels kann man dort ebenfalls bestimmen.

Das Heftgerät

Mein Heftgerät habe ich bei Action gekauft.

Die Form war mir sehr wichtig, denn so kann ich die Übersetzungen viel schnelle zusammenheften. Die Kraft wird viel schneller und genauer übertragen, so verrutscht nichts und wird viel besser zusammengeheftet.

Fazit

Das mögen alles Kleinigkeiten sein, allerdings summieren sich viele Kleinigkeiten zu großen Zeitersparnissen und sorgen dafür, dass die gleiche Übersetzung mit diesen Optimierungen bis zu zweimal schneller in der Post ist als ohne. Und das ist ein Vorteil, der uns definitiv zu mehr Effizienz und dadurch zu größeren Umsätzen oder mehr Freizeit verhilft.

Ich bin für Eure möglichen Anmerkungen oder Kommentare sehr dankbar.